Automatisér fakturering: sådan gør du

Fakturering er noget af det mest oplagte at automatisere. Det gentager sig, det følger regler, og fejl koster både tid og penge. Alligevel taster mange virksomheder stadig fakturaer manuelt og kopierer tal mellem webshop, mail og økonomisystem. I denne artikel går jeg igennem, hvad man kan automatisere, hvordan man griber det an, og hvad det giver.

Fakturaer ud

Den nemme ende er de fakturaer, I selv sender. Grundlaget findes typisk allerede, i en ordre, en aftale eller et timeregnskab. I stedet for at én person opretter fakturaen i hånden, kan flowet køre selv:

• En ordre afsluttes i webshoppen eller CRM → en faktura oprettes automatisk i økonomisystemet med de rigtige linjer, moms og betalingsbetingelser.
• Fakturaen sendes til kunden, og en kopi arkiveres.
• Betales den ikke til tiden → der sendes automatisk en venlig påmindelse.

Resultatet er, at der ikke opstår et efterslæb af "fakturaer jeg lige skal have sendt", og at pengene kommer hurtigere ind.

Fakturaer ind, læsning og bogføring

Den anden vej er ofte den, der stjæler mest tid: leverandørfakturaer, der lander i indbakken som PDF'er, og som nogen skal læse, taste og bogføre. Her kan software læse fakturaen og trække de vigtige felter ud, leverandør, beløb, momssats, forfaldsdato, fakturanummer.

Det, der før var manuel indtastning, bliver til et udkast, en person kun skal godkende. Systemet foreslår konteringen ud fra, hvordan tilsvarende fakturaer plejer at blive bogført, og et menneske bevarer det sidste tjek. Man behøver altså ikke give slip på kontrollen for at spare langt de fleste tastetryk. Hvor meget manuel indtastning reelt koster, har jeg regnet på i manuel dataindtastning koster.

Koblingen til e-conomic

For mange danske SMV'er er e-conomic omdrejningspunktet, og det er godt nyt, for e-conomic har et solidt API, der gør automatisering ligetil. Det betyder, at fakturaer, kunder og bilag kan oprettes og opdateres automatisk, uden at nogen logger ind og taster.

Et typisk setup: webshop og CRM sender data til e-conomic, indkommende fakturaer læses og lægges som udkast, og betalinger afstemmes automatisk. Bogholderen går fra at taste til at godkende og holde øje. Vil du se, hvordan koblingen fungerer i praksis, så læs e-conomic integration.

Trinene, når man går i gang

Man behøver ikke automatisere det hele på én gang. En fornuftig rækkefølge:

1. Kortlæg hvordan fakturering foregår i dag, hvem gør hvad, i hvilke systemer.
2. Vælg ét flow at starte med, typisk det, der fylder mest. Ofte er det fakturaer ud.
3. Byg og test på rigtige eksempler, så konteringen og momsen bliver rigtig.
4. Sæt et menneske som godkender de første uger, indtil I stoler på flowet.
5. Udvid til næste flow, når det første kører stabilt.

Hvad giver det?

Gevinsten er sjældent kun de sparede timer, selvom de tæller. Den er også, at fakturaer ikke bliver glemt, at fejltastninger forsvinder, og at I får penge ind hurtigere, fordi der ikke ligger fakturaer og venter på, at nogen får tid. For de fleste virksomheder tjener et faktureringsflow sig hjem på få måneder. Vil du regne på det for jeres tal, så brug fremgangsmåden i ROI på automatisering.

Overvejer du at automatisere jeres fakturering, så tag fat i mig, så finder vi det flow, der giver mest for mindst, og bygger det først.