Derfor koster manuel dataindtastning mere, end du tror

"Det tager jo kun to minutter." Sådan lyder det ofte om den manuelle indtastning, der binder virksomhedens systemer sammen. Og isoleret set passer det måske. Men de to minutter fortæller kun en brøkdel af historien. De skjulte omkostninger ved at flytte data i hånden er som regel langt større end selve tastearbejdet, de er bare svære at få øje på, fordi de ikke står nogen steder.

Tiden er kun toppen af isbjerget

Lad os starte med det synlige. Hvis en medarbejder bruger halvanden time om dagen på at kopiere ordrer, kundeoplysninger og tal mellem systemer, er det omkring 7,5 timer om ugen. Over et år bliver det tæt på en hel arbejdsmåned, brugt på at flytte data, der allerede findes ét sted, hen et andet sted.

Men tiden er kun begyndelsen.

Fejlene, der koster bagud

Mennesker taster forkert. Mennesker laver den slags fejl ved gentaget, kedeligt arbejde, det er helt normalt. Og en fejl i data er dyrere end en fejl i tid, fordi den forplanter sig:

• Et forkert kontonummer sender en betaling det forkerte sted hen.
• En forkert vare på en ordre giver en returnering og en sur kunde.
• En dubletkunde i CRM'et ødelægger overblikket og statistikken.

Hver fejl skal først opdages, så undersøges og til sidst rettes, og oprydningen tager næsten altid længere tid end den oprindelige indtastning. Værst er de fejl, der ikke opdages, før de er blevet til et problem hos kunden.

Forsinkelserne, du ikke fakturerer for

Manuel data er også langsom data. Når en ordre skal tastes ind, før lageret ser den, går der tid, hvor varen ikke bliver pakket. Når en henvendelse ligger i en indbakke, til nogen får den flyttet over i CRM'et, går der tid, hvor et varmt lead køler af. I en verden, hvor kunder forventer hurtige svar, er den slags forsinkelser tabt omsætning, de dukker bare aldrig op som en post i regnskabet.

Medarbejderne, der keder sig væk

Den sværeste post at måle er også en af de vigtigste. Ingen er blevet ansat, fordi de brænder for at kopiere tal fra ét skærmbillede til et andet. Monotont indtastningsarbejde slider på motivationen, og dygtige medarbejdere, der bruger deres dag på det, kigger sig før eller siden om efter noget mere meningsfuldt. Automatiserer du det væk, frigør du ikke bare timer, du giver folk lov til at bruge deres hoved på det, der faktisk kræver et.

Regnestykket samlet

Stil det simple regnestykke op: timer om ugen gange timeløn, plus et forsigtigt skøn på fejloprydning, plus det, forsinkelser koster i tabte salg. For mange SMV'er lander tallet i titusindvis af kroner om året, for ét enkelt manuelt flow. Det er præcis den slags tal, der gør, at en integration ofte betaler sig hjem på få måneder. Vi går i dybden med den beregning i artiklen om ROI på automatisering.

Den gode nyhed er, at du sjældent behøver fjerne det hele på én gang. At få systemerne til at tale sammen starter med det ene flow, der koster mest, og derfra bliver hvert næste skridt lettere at retfærdiggøre.

Vil du have sat tal på, hvad jeres manuelle dataindtastning egentlig koster? Skriv til os, så regner vi den igennem sammen.