Hvornår kan automatisering ikke betale sig?

Som en, der lever af at bygge automatiseringer, burde jeg måske sige, at alt kan betale sig at automatisere. Men det passer ikke. En del af arbejdet er faktisk at sige "det her skal I ikke automatisere endnu", for den forkerte automatisering koster mere, end den sparer. I denne artikel er jeg ærlig om, hvornår man skal lade være, eller i det mindste vente.

Når volumen er for lav

Automatisering koster noget at bygge. Den investering skal tjenes hjem i sparet tid. Hvis en opgave kun udføres nogle få gange om måneden og tager et par minutter, er der ganske enkelt ikke ret meget tid at spare, og så bruger man længere tid på at bygge og vedligeholde løsningen, end man nogensinde får igen.

En hurtig test: gang tiden pr. opgave med antal gange om måneden. Er resultatet et kvarter, er der ikke meget at hente. Er det mange timer, begynder det at blive interessant. Den regnemetode uddyber jeg i ROI på automatisering.

Når opgaven kræver skøn

Automatisering er god til regler og elendig til mavefornemmelse. Kan opgaven beskrives som "hvis dette, så dét", er den en god kandidat. Men kræver den, at et menneske vurderer en situation, læser mellem linjerne eller træffer et fagligt skøn, så bliver det svært, og risikabelt.

AI har flyttet grænsen her; en sprogmodel kan i dag håndtere opgaver med mere nuance end for få år siden. Men skøn med store konsekvenser, en klage, en kreditvurdering, en personalesag, hører stadig hjemme hos et menneske. Man kan lade software forberede materialet, men beslutningen bør ikke automatiseres væk.

Når processen er ustabil eller uklar

Det her er den vigtigste, og den mest oversete. For at automatisere en proces skal man kunne beskrive den. Hvis fem medarbejdere gør den samme opgave på fem forskellige måder, eller hvis reglerne laves om hver måned, så findes der ikke én proces at automatisere. Der findes kaos, og automatiserer man kaos, får man hurtigere kaos.

I de tilfælde er svaret ikke automatisering. Det er først at blive enige om, hvordan opgaven skal foregå, og så automatisere den, når den er stabil. Ofte giver selve det at rydde op i processen mere værdi end automatiseringen. Det hænger sammen med, hvilke opgaver der overhovedet egner sig, som jeg gennemgår i hvilke opgaver kan automatiseres.

Når systemerne snart skal skiftes ud

Skal I skifte økonomisystem eller CRM om et halvt år, er det sjældent klogt at bygge automatiseringer oven på det gamle nu. Så bruger man penge på noget, der skal rives ned igen. Vent til det nye er på plads, og byg oven på det.

Når "det plejer at virke" er godt nok

Nogle gange fungerer en manuel proces bare fint. Den tager kort tid, laver sjældent fejl, og folk kender den. Der er ikke nogen dyd i at automatisere for automatiseringens skyld. Automatisering skal løse et reelt problem, spildtid, fejl, flaskehalse eller sårbarhed, ikke være et mål i sig selv.

Sådan vurderer man det ærligt

Før I automatiserer en opgave, så stil fire spørgsmål:

• Fylder den nok til, at der er tid at spare?
• Kan den beskrives med klare regler?
• Er processen stabil, eller laver alle den forskelligt?
• Bliver systemerne under den stående et stykke tid?

Er svaret nej til flere af dem, så vent. Det er en fuldt legitim beslutning.

Vil du have et ærligt bud på, om jeres opgaver er værd at automatisere, eller om I hellere skal vente, så skriv til mig. Jeg siger også til, når svaret er nej.