Bookingsystem til klinik: hvad skal det kunne?

Et bookingsystem til en klinik lyder simpelt: patienterne bestiller tid online, og I slipper for telefonen. Men forskellen på et system, der letter hverdagen, og et der bare flytter besværet, ligger i detaljerne. Her er hvad et bookingsystem til en tandlæge-, fysio- eller behandlerklinik reelt skal kunne, og hvor standardløsningerne ofte kommer til kort.

Tidsbestilling der matcher virkeligheden

En klinik har sjældent bare "én slags tid". En ny patient skal have længere tid end en kontrol. Nogle behandlinger kræver et bestemt lokale eller udstyr. En behandler arbejder måske kun tirsdag og torsdag. Et brugbart system skal kunne håndtere:

• Forskellige aftaletyper med forskellig varighed
• Ressourcer, behandler, stol, lokale, udstyr, der ikke må dobbeltbookes
• Individuelle arbejdstider og ferie pr. behandler
• Buffertid mellem aftaler til rengøring og klargøring

Mange billige standardsystemer antager "én kalender, én slags tid", og så ender I med at rette manuelt alligevel.

Påmindelser der reducerer udeblivelser

Udeblivelser koster direkte på bundlinjen. Automatiske påmindelser på SMS og e-mail, gerne både et par dage før og dagen før, er det enkeltstående, der giver hurtigst værdi. Systemet bør også gøre det nemt for patienten at aflyse eller flytte selv, så den ledige tid frigives og kan fyldes op igen.

Journal- og systemintegration

Her skilles fårene fra bukkene. En booking, der ikke hænger sammen med jeres journalsystem (fx et af de gængse tandlæge- eller kliniksystemer), betyder dobbelt indtastning: én gang i bookingen, én gang i journalen. Det er både spild af tid og en kilde til fejl, vi har skrevet om, hvorfor manuel dataindtastning koster mere end de fleste tror.

Det ideelle er, at en ny booking automatisk opretter eller finder patienten i journalen, og at ændringer ét sted slår igennem det andet. Kan jeres journalsystem ikke det ud af boksen, er en integration mellem systemerne ofte pengene værd.

Hvor standard ikke rækker

Standardsystemer dækker de fleste klinikker fint til at starte med. Men typiske huller er:

• Ingen kobling til jeres specifikke journalsystem
• Faste patientforløb (fx et behandlingsforløb over flere aftaler) håndteres ikke
• Begrænset styring af ressourcer og behandlerkompetencer
• Data og patientkartotek bor hos leverandøren, ikke hos jer

Hvis I driver klinikken ud fra regneark og løse aftaler i dag, er selv et simpelt standardsystem et stort spring, læs hvornår Excel ikke er nok. Er I derimod vokset ud af standard, kan et skræddersyet system omkring jeres arbejdsgange betale sig.

Sådan vælger I rigtigt

Skriv ned, hvad der faktisk driver jer til vanvid i dag, er det telefonen, udeblivelser, eller dobbelt indtastning? Vælg så det system, der løser netop det, frem for det med flest funktioner på hjemmesiden.

Skal vi hjælpe med at finde eller bygge det rigtige setup til jeres klinik, og få det til at spille sammen med jeres journal? Tag fat i os her.