Automatisering vs. RPA: hvad er forskellen?

RPA og "automatisering" bruges nogle gange som om det er det samme, men teknisk er de vidt forskellige. Forskellen har stor betydning for både pris, robusthed og hvor meget vedligehold en løsning kræver. I denne artikel forklarer jeg, hvad RPA er, hvordan moderne API-baseret automatisering adskiller sig, og hvornår hver ting giver mening.

Hvad er RPA?

RPA står for Robotic Process Automation. En RPA-robot efterligner et menneske: den åbner programmer, flytter musen, klikker på knapper og taster i felter, præcis som en medarbejder ville gøre foran skærmen. Den arbejder altså oven på brugerfladen.

Det gør RPA attraktivt i én bestemt situation: når du skal automatisere et gammelt system, der ikke har nogen anden vej ind. Har du en forældet fagsystem uden API, kan en RPA-robot være den eneste måde at få data ind og ud automatisk uden at bygge systemet om.

Hvad er API-baseret automatisering?

Moderne automatisering går den anden vej, bag om brugerfladen. I stedet for at klikke i skærmbilledet taler den direkte med systemets API, altså den officielle indgang, systemet stiller til rådighed for netop den slags. Data hentes og sendes struktureret, uden at nogen skærm skal åbnes.

Forskellen lyder teknisk, men den mærkes i praksis. En API-integration ved præcis, hvor dataene er, og bliver ikke forvirret af, at en knap flyttede sig. Hvad et API egentlig er, forklarer jeg i hvad er et API.

Robusthed, den store forskel

Her skiller de to sig markant ad. En RPA-robot er afhængig af, at skærmen ser ud, som den plejer. Flytter en knap sig, ændrer en opdatering et skærmbillede, eller loader en side langsomt en dag, kan robotten klikke forkert og bryde sammen, helt som et menneske ville, der pludselig stod i en fremmed menu. RPA kræver derfor løbende vedligehold.

En API-integration er langt mere stabil. API'er ændrer sig sjældnere end brugerflader, og når de gør, sker det typisk varslet og kontrolleret. Derfor er en API-baseret løsning som regel billigere at eje over tid, selvom RPA nogle gange er hurtigere at få op at stå.

Hvornår vælger man hvad?

Tommelfingerreglen er enkel:

• Har systemet et API? Så brug det. Det er mere robust, hurtigere og billigere at drifte.
• Har systemet intet API, og kan det ikke skiftes ud? Så er RPA et fornuftigt værktøj til netop det.
• Er der både gamle og nye systemer? Så kan man kombinere, API der hvor det kan lade sig gøre, RPA som en bro til det gamle.

I praksis er RPA ofte en overgangsløsning: en måde at få automatiseret her og nu, mens man venter på at et gammelt system bliver skiftet ud med noget, der har en ordentlig indgang. Og selve tankegangen om at automatisere en arbejdsgang er den samme uanset teknik, det handler stadig om procesautomatisering og om at vælge de rigtige opgaver, som jeg beskriver i hvilke opgaver kan automatiseres.

Kort opsummeret

RPA klikker i brugerfladen som et menneske og er redningen, når et gammelt system ikke har nogen anden vej ind. API-baseret automatisering går bag om, er mere robust og billigere at eje, og bør være førstevalget, når det kan lade sig gøre.

Er du i tvivl om, hvad der passer til jeres systemer, så skriv til mig, så kigger vi på, hvad jeres systemer tillader, og vælger den vej, der holder længst.