Hvad er procesautomatisering?

Procesautomatisering handler om at lade software overtage de trin i en arbejdsgang, som I ellers udfører manuelt igen og igen. Ikke for teknologiens skyld, men fordi timerne kan bruges bedre. I denne artikel forklarer jeg, hvad det egentlig betyder, giver konkrete eksempler og skiller det ad fra det lidt slidte ord "digitalisering".

En brugbar definition

En proces er en række trin, der fører fra et startpunkt til et resultat: en mail kommer ind, nogen læser den, opretter en sag, sender et svar, noterer det i et system. Procesautomatisering betyder, at software udfører nogle af de trin automatisk ud fra klare regler, uden at en medarbejder skal klikke sig igennem hver gang.

Det gode kandidatarbejde er kendetegnet ved tre ting:

• Det gentager sig, samme opgave mange gange om ugen.
• Det følger regler, man kan beskrive, hvad der skal ske hvornår.
• Det kræver ikke skøn, svaret afhænger ikke af en mavefornemmelse.

Jo bedre en opgave passer på de tre punkter, jo mere oplagt er den at automatisere. Vil du grave dybere i, hvad der egner sig, har jeg samlet det i hvilke opgaver kan automatiseres.

Konkrete eksempler

Det bliver først rigtig konkret med eksempler fra en helt almindelig SMV:

• En ordre kommer ind via webshoppen → der oprettes automatisk en faktura i økonomisystemet og sendes en bekræftelse til kunden.
• En ny lead udfylder en formular → kontakten oprettes i CRM, tildeles en sælger og der oprettes en opgave om opfølgning.
• En leverandørfaktura lander i indbakken → beløb og forfaldsdato læses ud og lægges klar til godkendelse.
• Hver mandag → et overblik over ugens tal samles og sendes til ledelsen, uden at nogen trækker rapporter i hånden.

Ingen af eksemplerne er raketvidenskab. Det er præcis pointen: automatisering giver mest værdi på det kedelige, forudsigelige arbejde, som stjæler tid uden at skabe noget.

Gevinsterne, og hvad de reelt kommer af

Den åbenlyse gevinst er sparet tid. Men der er tre andre, der ofte betyder mere på sigt:

• Færre fejl. Software taster ikke forkert klokken 16.45 om fredagen.
• Hurtigere gennemløb. En opgave, der før ventede til nogen fik tid, sker nu med det samme.
• Overblik. Når trinene kører gennem systemer i stedet for i hovedet på én person, kan I se, hvad der foregår, og virksomheden bliver mindre sårbar over for ferie og sygdom.

Man behøver ikke at automatisere alt på én gang. Ofte er den bedste start én velafgrænset proces, man tager helt i mål, før man går videre til den næste.

Automatisering er ikke det samme som digitalisering

De to ord bruges i flæng, men de er ikke det samme. Digitalisering er at flytte noget fra papir eller manuelle rutiner over i et digitalt system, for eksempel at bruge et regneark eller en app i stedet for en fysisk mappe. Selve arbejdet gøres stadig i hånden, det foregår bare på en skærm.

Automatisering er skridtet videre: nu udfører systemet selv arbejdet. Digitalisering er altså ofte en forudsætning, dataene skal være digitale, før de kan flyde automatisk, men det er ikke målet i sig selv. Mange virksomheder er "digitaliserede" og bruger stadig timevis på at kopiere data mellem de systemer, de allerede har.

Sådan kommer man i gang

Start med at skrive én proces ned trin for trin, sådan som den faktisk foregår i dag. Så bliver det tydeligt, hvor tiden går, og hvilke trin der er rene regler. Det er dét, der kan automatiseres. Vil du se, hvor hurtigt det kan gå, så kig på 7 automatiseringer på en uge.

Er du i tvivl om, hvilke af jeres processer der er værd at tage fat på først, så tag en uforpligtende snak med mig, så kigger vi på jeres konkrete arbejdsgange sammen.